KI-Enablement in der Angebots- und Grafikerstellung

Die Herausforderung

Bei individualisierten Produkten steckt der Aufwand nicht in der Fertigung, sondern im Angebot. Für jede Anfrage entstehen Designentwürfe, die auf das Kundenlogo und die gewünschten Veredelungsoptionen angepasst werden, und daraus ein Angebots-PDF. Bei mehreren Varianten pro Anfrage bindet das die Grafikabteilung dauerhaft.

Der Kunde wollte kein Werkzeug eingekauft bekommen, sondern sein Team befähigen. Die Anforderung war ausdrücklich, dass die Abläufe nach dem Projekt ohne externe Unterstützung weiterlaufen.

Unser Ansatz

Erst die Prozesse aufnehmen, dann automatisieren. Im Kickoff haben wir die bestehenden Grafik- und Angebotsabläufe aufgenommen - inklusive der Zwischenschritte, die niemand dokumentiert hatte, weil sie selbstverständlich schienen. Genau dort lagen die Automatisierungspotenziale.

Automatisierte Angebotsstrecke. Aus Kundenlogo, gewünschten Varianten und Mengengerüst entsteht ein vollständiges Angebots-PDF mit mehreren Designvarianten. Was vorher eine halbe Grafikschicht war, läuft jetzt als Auftrag durch.

Integration in die vorhandene Teamarbeit. Die Workflows sind dort verankert, wo das Team ohnehin arbeitet - im Team-Chat, nicht in einem zusätzlichen Werkzeug. Ein Kanal, in dem fertige Angebote erscheinen, wird benutzt; ein separates Portal nicht.

Begleitung im Tagesgeschäft. Nach dem Kickoff lief die Zusammenarbeit iterativ weiter: kurze Rückkopplungsschleifen an echten Aufträgen statt einer einmaligen Schulung. Das hat die Akzeptanz getragen.

Die Ergebnisse

Die Grafikabteilung erstellt Angebote in einem Bruchteil der Zeit und mit mehr Varianten als vorher - was im Vertrieb unmittelbar wirkt, weil Kunden zwischen Alternativen wählen können statt nur zu- oder abzusagen.

Wichtiger als die Zeitersparnis ist, dass das Team die Abläufe selbst weiterentwickelt. Das war die eigentliche Zielsetzung des Enablement-Auftrags.