E-Discovery-Plattform für forensische Dokumentenanalyse

Die Herausforderung

Externe E-Discovery-Dienstleister verlangen bis zu 25 € pro Gigabyte Processing und 15 € pro Gigabyte Hosting. Bei einem typischen Fallvolumen von 100 GB summiert sich das auf mehrere tausend Euro, die an einen zwischengeschalteten Anbieter fließen - bevor überhaupt ein Dokument gesichtet wurde.

Für Großverfahren rechnet sich das. Für kleine und mittlere Fälle im Bereich von 8 bis 25 Gigabyte nicht. Genau dieses Segment wird von den etablierten Plattformen wirtschaftlich nicht bedient. Unser Kunde, ein neu gegründeter Plattformbetreiber im Umfeld einer Rechtsanwaltskanzlei, wollte diese Lücke mit einer eigenen Plattform schließen.

Die Anforderungen waren streng: Mandantendaten unterliegen dem Berufsgeheimnis. Jeder Zugriff muss nachvollziehbar sein, Mandate müssen sauber getrennt bleiben, und der Betrieb muss vollständig in der EU stattfinden.

Unser Ansatz

Wir haben die Plattform als Lead Architect von der Zielarchitektur bis zur Umsetzung verantwortet - strukturiert über fünf Meilensteine mit festem Go-Live-Termin.

Event-getriebene Ingestion. Daten aus Mailboxen, Chats und Dateiablagen laufen über eine Queue in skalierbare Worker. Je Quelle greift ein eigener Parser - PST, Office-Dokumente, Teams, Slack und weitere Formate. Gescannte Dokumente durchlaufen lokale OCR, ohne dass Daten den Server verlassen.

Eine Datenbank statt vier. Statt SQL-, NoSQL-, Volltext- und Vektorspeicher getrennt zu betreiben, deckt PostgreSQL mit JSONB und pgvector den Großteil ab. Für die Volltextsuche kommt OpenSearch hinzu - bewusst gewählt, weil es lizenzsicher im Werkbank-Modell einsetzbar ist. Originaldateien liegen im S3-kompatiblen Objektspeicher.

Mandantentrennung und Auditierbarkeit. Logische Trennung auf Datenbankebene, lückenloser Audit-Trail über alle Review-Schritte, und ein Sicherheitskonzept, das dem externen Audit vor dem Go-Live standhält.

Bei der Hosterwahl haben wir bewusst keine Vorentscheidung getroffen, sondern eine Entscheidungsvorlage nach neun KPIs erstellt - EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag, Backup-Wiederherstellungszeit, Kostenstruktur bei 100 GB pro Fall. Die Entscheidung traf der Kunde.

Die Ergebnisse

Die Plattform ersetzt den zwischengeschalteten Dienstleister vollständig. Fälle, die vorher aus Kostengründen nicht bearbeitet werden konnten, sind jetzt wirtschaftlich darstellbar.

Genauso wichtig wie die Plattform selbst ist die Betriebsdokumentation. Architektur, Deployment und CI/CD sind so dokumentiert, dass ein fachkundiger Dritter das System wieder aufsetzen kann. Der Kunde soll die Plattform langfristig selbst betreiben - das war von Anfang an Teil der Zielsetzung, nicht ein nachgelagerter Wunsch.