Prozessautomatisierung in der Baufinanzierungsberatung

Die Herausforderung

Der Kunde hatte bereits automatisiert - das war nicht das Problem. Das Problem war, dass die Automatisierung nicht verlässlich lief. Agenten fanden angelegte CRM-Deals nicht wieder, legten Ordner nicht korrekt an, brachen API-Aufrufe ab. In etwa acht von zehn Fällen musste jemand manuell nachfassen.

Das ist schlimmer als gar keine Automatisierung. Ein System, dem man nicht trauen kann, muss trotzdem kontrolliert werden - der Aufwand bleibt, das Vertrauen ist weg. Über die Jahre war zudem ein Tool-Zoo entstanden: mehrere KI-Plattformen parallel, dazu CRM, Dokumentenablage, Automation-Layer und Bankplattform.

Unser Ansatz

Erst Verlässlichkeit, dann Umfang. Wir haben keine neuen Anwendungsfälle gebaut, solange die bestehenden nicht stabil liefen. Fehleranalyse an den konkreten Abbrüchen, robustere Deal-Zuordnung, saubere Fehlerbehandlung bei API-Aufrufen.

Sortierung und Auswertung trennen. Der entscheidende architektonische Schnitt: Dokumente werden erst zuverlässig einsortiert - mit vorgelagerter Texterkennung und nach fester Namenskonvention - und erst danach inhaltlich ausgewertet. Vorher liefen beide Schritte vermischt, und ein Fehler in der Ablage vergiftete die Auswertung.

Ein Hebel nach dem anderen. Dokumentenablage, Unterlagen-Check je Kundentyp gegen Checklisten, Generierung der Bankanfrage, automatische Folgeaktivitäten im CRM. Jeder Hebel wurde einzeln gebaut, qualitätsgesichert und stabilisiert, bis er als Autopilot lief - kein Big-Bang, kein proaktiver Toolaustausch.

Konsolidierung auf eine Plattform. Die parallel betriebenen KI-Werkzeuge wurden auf eine EU-gehostete, DSGVO-konforme Plattform zusammengeführt. Bei Finanzierungsunterlagen ist das keine Präferenz, sondern Voraussetzung.

Die Ergebnisse

Die Automatisierungen laufen so, dass das Team ihnen vertraut. Der Eingriff ist die Ausnahme geworden statt die Regel - und damit rechnet sich die Automatisierung erstmals tatsächlich.

Berater arbeiten wieder am Kreditfall statt an der Ablage. Das war das eigentliche Ziel; die eingesparten Klicks sind nur die Messgröße dafür.