Im Transaktionsgeschäft ist Diskretion kein Komfortmerkmal. Ein Verkaufsprozess, der zu früh sichtbar wird, verliert Verhandlungsposition, verunsichert Mitarbeitende und Kunden und ist manchmal irreparabel beschädigt.
Das ist der Grund, warum die Einführung von KI-Werkzeugen in diesem Feld anders verläuft als anderswo. Die Frage ist selten, ob ein Modell die Aufgabe lösen kann. Sie ist, ob die Daten dorthin fließen dürfen.
Die Reihenfolge entscheidet
Der übliche Weg beginnt bei der Fähigkeit: Man sucht das beste Modell für die Aufgabe, baut einen Prototyp und klärt danach die Datenschutzfragen. In einem Umfeld mit Verschwiegenheitsverpflichtungen führt das regelmäßig dazu, dass ein funktionierender Prototyp nicht in Betrieb gehen darf.
Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge. Zuerst die Datenklassen: Was ist öffentlich, was ist vertraulich, was unterliegt einer Verschwiegenheitspflicht, was einem Berufsgeheimnis? Erst danach die Frage, welche Verarbeitung für welche Klasse zulässig ist.
Das Ergebnis ist selten ein Verbot. Es ist meistens eine Aufteilung: Ein Teil der Aufgaben läuft über einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und europäischen Endpunkten, ein kleinerer Teil über ein Modell in der eigenen Infrastruktur, und manches bleibt bewusst manuell.
Austauschbarkeit als Entwurfsentscheidung
Aus dieser Aufteilung folgt eine architektonische Konsequenz: Welches Modell hinter einer Funktion arbeitet, sollte eine Konfigurationsentscheidung sein, keine Architekturentscheidung.
Das hat zwei Gründe. Der offensichtliche ist, dass sich der Markt schneller bewegt als Projekte laufen. Der wichtigere ist, dass sich die Bewertung einer Datenklasse ändern kann - durch einen neuen Mandanten, eine neue Rechtsauffassung oder eine Anforderung der Gegenseite. Wer die Anbindung fest verdrahtet hat, baut dann um. Wer sie austauschbar gebaut hat, ändert eine Einstellung.
Wenn Berufsgeheimnisträger beteiligt sind
Sobald eine Kanzlei im Prozess ist, kommt eine Ebene hinzu, die mit Datenschutz allein nicht abgedeckt ist. Die berufsrechtliche Verschwiegenheit betrifft nicht nur, wo Daten liegen, sondern auch, wer sie überhaupt sehen darf und in wessen Namen ein Ergebnis nach außen geht.
Wir haben Plattformen gebaut, bei denen die Trennung zwischen Betreibergesellschaft und mandatsführender Kanzlei bis in die Architektur reicht: getrennte Mandanten, getrennte Zugriffspfade, und eine Protokollierung, die belegt, wer wann welches Dokument gesehen hat.
Was das praktisch kostet
Weniger, als die meisten erwarten, wenn es am Anfang geklärt wird. Deutlich mehr, wenn es nachträglich kommt.
Die Mehrarbeit steckt fast vollständig in der Vorbereitung: Datenklassen benennen, Zugriffsmodell entwerfen, Protokollierung von Anfang an mitbauen. Das sind wenige Tage in der Konzeptphase, die einen Umbau nach der Abnahme ersparen - und im Zweifel den Unterschied zwischen einem System, das in Betrieb geht, und einem, das im Prototypenstadium endet.
